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La dématérialisation, une application vertueuse

La dématérialisation qu'est-ce que c'est ? Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? Petit tour d'horizon de ce qu'implique la transformation de supports d'informations matériels en fichiers informatiques.

dematerialisation1Il semble tout d'abord nécessaire voire indispensable de démystifier ce mot lourd de sous-entendus pseudo-scientifiques et quelque peu déroutants pour "Monsieur-Tout-Le-Monde" … En effet, tel Mr Jourdain découvrant, incrédule ( puis fort agréablement surpris dans un deuxième temps ) qu'il faisait de la prose, sans le savoir, voici quelques faits du quotidien qui devraient en rassurer plus d'un : il vous arrive probablement d'envoyer des mails … pardon des "Courriels", plutôt que d'écrire une lettre, de la mettre sous pli et d'aller la poster. Vous prenez des photos avec votre téléphone portable ou votre appareil numérique et les envoyez à vos proches d'une simple pichenette sur le clavier de votre ordinateur. Vous avez rangé votre carnet de chèque et lui préférez bien évidemment la carte bancaire. Peut-être même remplissez-vous désormais votre déclaration d'impôts "en ligne" via internet (Télé-déclaration) ou recevez-vous votre facture de téléphone en "pièce-jointe".

Et bien …. Pour tous ces actes banals le support papier a été supprimé; les données correspondantes circulent, sont échangées et stockées "dans les nuages" (le Cloud en anglais) sur les ordinateurs distants, parfois à l'autre bout du monde, elles sont dématérialisées;

 

De quoi s'agit-il ?

La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques ou à créer ces documents directement sous forme numérique pour les intégrer à un processus. Il peut s'agir tout simplement d'archiver sous forme numérique des courriers, des relevés bancaires, etc, ou de traiter les commandes, les bons de livraison, les factures ou les bulletins de salaire, etc.

Les technologies en jeu

dematerialisation3Si les documents existent préalablement sous forme physique – un bon de commande fournisseur, par exemple – il faut les scanner et les indexer, c'est-à-dire transformer l'image du document en texte ou en chiffres utilisables par un logiciel.
Les documents créés à l'aide d'un logiciel (courriers, factures…) peuvent être insérés directement dans le processus métier correspondant.
Plusieurs solutions de dématérialisation sont disponibles en mode SaaS (Software as a Service), c'est-à-dire en ligne. L'utilisateur se connecte à un serveur distant sur lequel il dispose d'un logiciel d'application qui traite, enregistre, classe, etc, les documents envoyés. Les factures reçues par l'entreprise peuvent ainsi être enregistrées directement dans le logiciel de comptabilité et rapprochées des commandes.

La mise en œuvre

La dématérialisation permet d'automatiser les processus de l'entreprise : comptabilité, finances, gestion des achats ou des ressources humaines… Il est donc nécessaire de repenser le processus en question – et éventuellement de le réorganiser – avant de l'automatiser.

Avantages

On estime qu'en moyenne, une facture ou un bon de commande existe en au moins 5 exemplaires dans l'entreprise ! La dématérialisation réduit considérablement, voire élimine, les exemplaires papier en circulation entre les services. Elle évite les opérations de manipulation telles que photocopie, mise sous pli, impression… Cela a un impact important sur les coûts de traitement : 50% en moyenne !
Autre avantage, puisqu'ils n'attendent plus d'être copiés ou acheminés vers le bureau qui traite l'étape suivante, les documents dématérialisés sont traités plus rapidement. Le logiciel signale à chaque opérateur les documents électroniques qui attendent son intervention. Et les traitements sont effectués conformément aux règles fixées par l'entreprise et en conformité avec les réglementations en vigueur.
Enfin, moins de papier consommé, moins de courriers transportés, moins d'encre utilisée se traduisent par une contribution significative à la protection de l'environnement. La dématérialisation s'inscrit ainsi de façon positive dans le cadre du développement durable.

Attention

Deux aspects méritent une attention particulière lors d'un projet de dématérialisation. Un tel projet a un impact fort sur l'organisation des services et des processus métier. Pour que les factures soient traitées en 2 jours au lieu de 2 semaines, il faut réorganiser entièrement le flux des documents électroniques et les attributions de chacun des intervenants. Cela ne se fait pas sans la participation active des personnels concernés.
Mais, deuxième impact à considérer, cette automatisation conduit généralement à un gain de productivité important. L'aspect social est alors en jeu : l'effectif du service «dématérialisé» devient trop important et il faut supprimer des emplois.

Pour les PME ?

Les solutions de dématérialisation sont désormais disponibles quels que soient la taille de l'entreprise et le volume des documents à dématérialiser. C'est plus une question de maturité technologique que de volumétrie. La simplification des technologies, l'émergence de solutions dimensionnées pour les PME et la multiplication des offres en mode SaaS mettent la dématérialisation à la portée de toutes les entreprises y compris les TPE.

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